Nowe przepisy o środkach komunikacji elektronicznej w przetargach

Stan prawny na dzień: 22.08.2017
229bf5ab9cce330b763974108ed5aaaf6a2eed31-medium

W dniu 12 lipca br. weszło w życie rozporządzenie o środkach komunikacji elektronicznej. Jednostki inne niż centralni zamawiający, przepisy rozporządzenia dotyczące składania oświadczenia, o którym mowa w art. 25a ustawy Pzp, w tym jednolitego dokumentu zamówienia, zastosują dopiero od 18 kwietnia 2018 r., zaś pozostałe regulacje od 18 października 2018 r.

Rozporządzenie w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz.U. poz. 1320) określa:

  • wymagania techniczne i organizacyjne użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia,
  • sposób sporządzania i przechowywania dokumentów elektronicznych oraz sposób i tryb ich przekazywania, udostępniania i usuwania.

Zamawiający poinformuje wykonawców o użytych systemach

Zamawiający wskazuje w ogłoszeniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia albo w innym dokumencie rozpoczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia środki komunikacji elektronicznej, przy użyciu których będzie komunikował się z wykonawcami w postępowaniu o udzielenie zamówienia, wraz z wymaganiami technicznymi i organizacyjnymi wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych i informacji przekazywanych przy ich użyciu.

Użycie przez wykonawcę do kontaktu z zamawiającym środków komunikacji elektronicznej może być uzależnione od uprzedniej akceptacji przez wykonawcę, określonego w ogłoszeniu lub w siwz albo w innym dokumencie rozpoczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia, regulaminu korzystania z serwisu udostępnianego przez zamawiającego.

Wymogi dotyczące środków komunikacji

Przekazanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczeń, w tym jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej, których użycie zapewnia co najmniej:

  • spełnienie wymagań przewidzianych dla systemu teleinformatycznego w rozumieniu art. 2 pkt 3 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2016 r. poz. 1030 i 1579), w tym wymagań odpowiadających minimalnym wymaganiom określonym w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2017 r. poz. 570);
  • identyfikację podmiotów przekazujących oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, ustalenie dokładnego czasu i daty odbioru ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, złożonych przez te podmioty, oraz rozliczalność innych działań przez nie podejmowanych;
  • ochronę przed dostępem do treści ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu przed upływem wyznaczonych terminów ich otwarcia;
  • wyłącznie osobom uprawnionym możliwość ustalania oraz zmiany terminów składania i otwarcia ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, dostęp do całości lub części dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia na poszczególnych jego etapach oraz możliwość udostępniania osobom trzecim ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a także innych dokumentów uzyskanych od wykonawców;
  • możliwość usunięcia ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu w sposób uniemożliwiający ich odzyskanie i zapoznanie się przez użytkowników z ich treścią – w przypadku zwrócenia przez zamawiającego oferty albo wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ich wycofania albo zmiany przez wykonawcę.

Użycie środków komunikacji elektronicznej innych niż faks wymaga zapewnienia co najmniej:

1)      ochrony przed nieautoryzowanym dostępem do informacji, w tym przez wykorzystanie bezpiecznego szyfrowanego połączenia;

2)      integralności i autentyczności przekazywanych informacji, w tym możliwości stosowania pieczęci elektronicznej albo podpisu elektronicznego, w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE (Dz. Urz. UE L 257 z 28.08.2014, str. 73), innego niż kwalifikowany podpis elektroniczny.

Użycie środków komunikacji elektronicznej służących do przekazywania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczeń, w tym jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, wymaga udostępnienia przez zamawiającego zainteresowanym wykonawcom informacji na temat specyfikacji połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania czasu odbioru danych.

W jakich formatach przygotować dokumenty? 

Dokumenty elektroniczne przekazywane za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej są sporządzane w jednym z formatów danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Jeżeli wykonawca nie posiada oryginału dokumentu w formie dokumentu elektronicznego, może sporządzić i przekazać elektroniczną kopię takiego dokumentu, z wyjątkiem oświadczeń dotyczących wykonawcy i innych podmiotów, na których zdolnościach i sytuacji polega wykonawca na zasadach określonych w art. 22a tej ustawy, lub oświadczeń dotyczących podwykonawców.

Podpis elektroniczny

W przypadku przekazywania przez wykonawcę elektronicznej kopii dokumentu podpisanie jej przez wykonawcę albo odpowiednio przez podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega wykonawca, albo przez podwykonawcę kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoznaczne z poświadczeniem przez wykonawcę albo odpowiednio przez podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega wykonawca, albo przez podwykonawcę elektronicznej kopii dokumentu za zgodność z oryginałem.

W przypadku przekazywania przez wykonawcę dokumentu elektronicznego w formacie poddającym dane kompresji opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dane kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoznaczne z poświadczeniem przez wykonawcę za zgodność z oryginałem wszystkich elektronicznych kopii dokumentów zawartych w tym pliku, z wyjątkiem kopii poświadczonych odpowiednio przez:

  • innego wykonawcę ubiegającego się wspólnie z nim o udzielenie zamówienia,
  • podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega wykonawca, albo
  • podwykonawcę.

 

Ważne

System teleinformatyczny zapewnia autentyczność źródła danych i niezmienność danych po ich kompresji do pliku, podpisywanego przez wykonawcę.

 

Zastosuj inne przepisy

Zamawiający sporządza, przechowuje, przekazuje, udostępnia oraz usuwa dokumenty elektroniczne za pośrednictwem systemu teleinformatycznego spełniającego wymagania odpowiadające łącznie wymaganiom określonym:

  • w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;
  • w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2016 r. poz. 1506 i 1948 oraz z 2017 r. poz. 1086).

Dokumenty elektroniczne mogą być przekazywane i udostępniane przez zamawiającego również przy użyciu poczty elektronicznej.

 

Uwaga

Do postępowań o udzielenie zamówienia, wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie rozporządzenia, przepisów rozporządzenia nie stosuje się.

 

Od kiedy obowiązują nowe regulacje?

Do postępowań o udzielenie zamówienia prowadzonych przez zamawiających innych niż centralny zamawiający, wszczętych w okresie od dnia wejścia w życie rozporządzenia do 17 października 2018 r., przepisów tego rozporządzenia nie stosuje się, z wyjątkiem przepisów dotyczących składania oświadczenia, o którym mowa w art. 25a ustawy Pzp, w tym jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia, które stosuje się od 18 kwietnia 2018 r.

Źródło: www.uzp.gov.pl

Opracowanie:

Autor:

Agata Hryc-Ląd

praktyk z wieloletnim doświadczeniem w dziedzinie zamówień publicznych, członek Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Konsultantów Zamówień Publicznych, szkoleniowiec, jest doradcą i autorką komentarzy oraz publikacji poświęconych problematyce związanej z prawem zamówień publicznych, obecnie koordynuje projekty środowiskowe, współfinansowane ze środków europejskich i „funduszy norweskich” w Państwowym Instytucie Badawczym

Agata Hryc-Ląd

Agata Hryc-Ląd

specjalistka z zakresu zamówień publicznych zawodowo związana z największą instytucją zamawiającą w Polsce działającą w branży inwestycji infrastrukturalnych, uczestniczka procesu legislacyjnego...